Nous connaissons actuellement une pénurie de personnel d'une ampleur exceptionnelle. Mais le travail continue. Quelles sont les différentes mesures de planification et d'organisation du travail qui peuvent m'aider?
Nous vivons une période turbulente sur le lieu de travail. En raison de la covid-19, un plus grand nombre de personnes ne travaillent pas ou doivent rester à la maison pour s'occuper de leurs proches (malades). Certaines entreprises constatent même une baisse de 30 à 40 % de la capacité du personnel. Mais votre entreprise doit continuer à fonctionner. Laissez-vous la pression du travail augmenter ou adaptez-vous le travail ? Quelques conseils pour bien le gérer.
Déterminer la priorité du travail et des personnes: une évidence, mais rarement appliquée dans la pratique. Il est utile de savoir exactement à combien s'élève la charge de travail. Et combien de personnes vous avez à disposition aujourd'hui et demain. Sur la base, entre autres, d'une vue d'ensemble des effectifs bruts/net, vous pouvez déterminer le nombre de réserves dont vous avez (besoin) pour faire face à d'éventuelles annulations. Par conséquent, vous pouvez faire des choix fondés et réalistes quant au déploiement de votre personnel semaine après semaine.
Planifiez un peu plus généreusement: nous vous recommandons, si possible, de planifier un peu plus généreusement que dans des circonstances normales. Prévoyez dans votre planning ou en parallèle un certain nombre d'employés "libres" qui peuvent immédiatement prendre le relais lorsqu'un employé vous annonce son absence. Par exemple, vous pouvez travailler avec des équipes de réserve ou de disponibilité.
Planifiez à long terme: ne vous focalisez pas sur la planification hebdomadaire, mais regardez plutôt à plus long terme. Cela vous offre plus de flexibilité pour niveler les pics et les creux. Dans le système de la "petite flexibilité", vous pouvez offrir à vos employés la possibilité de travailler temporairement plus ou moins de 8 heures par jour et 40 heures par semaine. À condition de compenser les journées de travail plus longues par des "heures creuses". Et vous pouvez respecter la durée moyenne de travail de 38 heures par semaine par période de référence (trimestre, semestre...).
Heures complémentaires volontaires : vous pouvez également demander à vos employés de faire des heures complémentaires volontaires. Sans dépasser la limite quotidienne de 11 heures ou la limite hebdomadaire de 50 heures. Mais sachez que cela exige beaucoup de votre personnel. Gardez un œil sur les collègues qui ont du boulot supplémentaire à faire. Sinon, l'absentéisme augmentera encore.
Planification globale : peut-être avez-vous une pénurie dans une équipe, alors que vous avez juste assez (ou trop) de capacité de personnel dans les autres. Organisez la planification de votre personnel de manière centralisée et conservez une vue d'ensemble afin de planifier vos employés en équipes de manière intelligente.
Reporter ou réduire le travail: Vous n'avez vraiment plus la possibilité de programmer suffisamment de personnel? Il est alors préférable de choisir consciemment de réduire certaines activités. Par exemple, en reportant les activités non urgentes. Ou en déplaçant les tâches qui sont indépendantes du temps et du lieu. Dans les cas extrêmes, décidez de fournir vos clients plus tard et communiquez sur ce point.