We zien op dit ogenblik uitzonderlijk veel uitval van medewerkers. Maar het werk gaat door. Welke verschillende maatregelen rond planning en werkroosters kunnen mij helpen?
Het zijn onstuimige tijden op de werkvloer. Ten gevolge van covid-19 vallen meer mensen uit op het werk of moeten ze thuis blijven om voor (zieke) familieleden te zorgen. Sommige bedrijven zien zelfs een daling van 30 tot 40 % in personeelscapaciteit. Maar je bedrijf moet blijven draaien. Laat je de werkdruk oplopen of stel je het werk bij? Enkele tips om het goed aan te pakken.
Eerst werk en mensen in kaart brengen: vanzelfsprekend, maar in de praktijk weinig toegepast. Het helpt als je weet hoeveel werk er exact op de plank ligt. En hoeveel mensen je vandaag en morgen ter beschikking hebt. Op basis van o.a. een bruto/netto personeelsoverzicht maak je inzichtelijk hoeveel buffer je (nodig) hebt om eventuele uitval te dekken. Bijgevolg kan je week op week onderbouwde en realistische keuzes maken rond de inzet van je mensen.
Rooster iets ruimer: we raden aan om indien mogelijk de planning iets ruimer te maken dan in normale omstandigheden. Plan in of naast je rooster een aantal ‘vrije’ medewerkers die meteen kunnen inspringen wanneer er een medewerker uitvalt. Werk bijvoorbeeld met reserve- of beschikbaarheidsdiensten.
Rooster vooruit: staar je niet blind op weekplanning, maar kijk verder vooruit. Dit biedt je meer flexibiliteit om pieken en dalen af te vlakken. In het systeem van zogenaamd kleine flexibiliteit kan je je medewerkers de mogelijkheid bieden om tijdelijk meer of minder dan 8 uur per dag en 40 uur per week te werken. Op voorwaarde dat je de langere werkdagen met ‘dalroosters’ compenseert. En je per referteperiode (kwartaal, een half jaar,..) de gemiddelde arbeidsduur van 38 uur per week kan respecteren.
Vrijwillig overwerk: los daarvan kan je ook aan je medewerkers vragen om vrijwillige overuren te presteren. Zonder dat de daggrens van 11 uur of de weekgrens van 50 uur wordt overschreden. Weet wel dat dit behoorlijk wat vraagt van je personeel. Hou oog voor collega’s die extra werk op de schouders krijgen. Anders loopt het verzuim verder op.
Rooster overkoepelend: misschien heb je in het ene team een tekort, terwijl je in de andere teams net voldoende (of te veel) personeelscapaciteit hebt. Organiseer je personeelsplanning centraal en behoud globaal het overzicht om op slimme manier je medewerkers in teams te plannen.
Werk uitstellen of terugschalen: kan je je teams echt niet meer bemannen? Dan kan je er beter doelgericht voor kiezen om specifieke activiteiten terug te schalen. Bijvoorbeeld door niet-dringende werkzaamheden uit te stellen. Of door te schuiven met taken die tijd- en plaatsonafhankelijk zijn. Beslis in uiterst geval om later uit te leveren aan je klanten en communiceer daarover.